Việc áp dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động trong lĩnh vực văn hóa cũng đã và đang được sự quan tâm, đầu tư đúng mức, đặc biệt là đối với ngành bảo tàng. Xây dựng cơ sở dữ liệu số hiện đang là vấn đề quan trọng và được đặt lên hàng đầu. Công việc này nhằm giúp cho quá trình truy xuất thông tin, chia sẻ tài nguyên nhanh chóng để phục vụ cộng đồng tốt hơn. Bên cạnh đó, có thể hạn chế sự tác động trực tiếp vào hiện vật gốc, duy trì tuổi thọ của tài liệu, phim ảnh, băng từ truyền thống được lâu hơn.

Bảo quản ảnh tại Bảo tàng Đắk Lắk

Số hóa hiện vật phim ảnh, băng từ nhìn từ góc độ bảo quản:

Tại Điều 1, Quyết định số 132/1998/QĐ-BVHTT, về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của các bảo tàng, ngày 06/02/1998 của Bộ Văn hóa – Thông tin nêu rõ: “Bảo tàng là thiết chế văn hóa, có chức năng nghiên cứu và giáo dục khoa học thông qua hoạt động nghiên cứu, sưu tầm, kiểm kê, bảo quản, trưng bày, tuyên truyền phát huy tác dụng các di tích lịch sử văn hóa và thiên nhiên phù hợp với loại hình, tính chất và nội dung của Bảo tàng”.

Công tác bảo quản tại bảo tàng là một trong những khâu trọng tâm. Người cán bộ bảo quản được giao trách nhiệm thực hiện các công việc bảo quản phòng ngừa, bảo quản trị liệu cho hiện vật nhằm bảo vệ hiện trạng vật chất của hiện vật; tổ chức kho tàng và kiểm tra tình trạng môi trường, nhiệt độ, ẩm độ một cách hợp lý phù hợp với từng chất liệu hiện vật.

Tại Bảo tàng Đắk Lắk, công việc bảo quản tư liệu phim, ảnh chụp và băng từ được thực hiện bởi cán bộ phòng phòng Sưu tầm và Trưng bày vì chức năng nhiệm vụ của phòng gắn liền với các khâu sưu tầm, chụp ảnh, ghi âm, ghi hình băng tư liệu...

Ngoài những công việc như thống kê, lập danh mục, lập phiếu phim, ảnh..., công tác bảo quản được thực hiện thường xuyên và liên tục bằng tủ chống ẩm chuyên dụng 24/24.

Tuy nhiên, hiện nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, công việc của người cán bộ bảo quản không chỉ xoay quanh các nội dung nói trên mà còn phải biết cách ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng các bộ hồ sơ hiện vật số nói chung (xây dựng cơ sở dữ liệu, số hóa các tư liệu, hình ảnh, phim, băng từ...). Người làm công tác bảo quản sẽ thực hiện nhằm số hóa các tư liệu đó để sắp xếp, truy xuất dữ liệu một cách nhanh chóng, chia sẽ dữ liệu thuận lợi, dễ dàng, phục vụ tối đa nhu cầu đưa thông tin hiện vật đến gần hơn với công chúng; đồng thời, làm giảm thiểu được tình trạng tiếp cận hiện vật gốc một cách trực tiếp, nguy cơ gây hư hại hiện vật.

Số hóa tư liệu hình ảnh, phim, băng từ... là công việc nhằm chuyển đổi các tư liệu có chất liệu được làm bằng giấy, giấy ảnh và phim chụp, băng từ... sang định dạng kỹ thuật số và lưu trữ trên máy tính, ổ cứng và các thiết bị lưu trữ khác. Trong phạm vi nghiên cứu của bài viết này, chúng tôi đề cập đến loại hiện vật chất liệu đặc biệt là: giấy ảnh, phim chụp và băng từ.

Bảo quản phim âm bản tại Bảo tàng Đắk Lắk

Công tác số hóa tư liệu phim ảnh, băng từ đang lưu giữ tại Bảo tàng Đắk Lắk

Tư liệu phim và ảnh chụp đang được lưu giữ tại Bảo tàng Đắk Lắk là loại hiện vật có chất liệu đặc biệt, không như các hiện vật chất liệu thể rắn khác như: kim loại, đồ mộc, hay như các chất liệu: nhựa, thủy tinh, gốm, sừng... phim, ảnh chụp và băng hình là loại hiện vật có tính hữu cơ, mềm, mỏng, dễ bị tác động bởi yếu tố môi trường: nhiệt độ, độ ẩm ... dễ bị ẩm mốc, co giãn, biến dạng, loang dầu... Vì vậy, đối với loại hiện vật chất liệu này, người làm công tác bảo quản phải thực hiện việc bảo quản trong tủ chống ẩm với nhiệt độ và độ ẩm thích hợp để tránh được những hư hại do môi trường và điều kiện tự nhiên gây ra. Nên bảo quản trong môi trường nhiệt độ từ 20 - 22°C, độ ẩm là 45 - 55%. Tuy nhiên, bảo quản theo điều kiện như trên cũng không phải là giải pháp lâu dài và vĩnh cửu. Ngày nay với sự phát triển công nghệ thông tin thì người thực hiện nhiệm vụ bảo quản sẽ phải thực hiện việc số hóa các tư liệu nói trên để bảo quản được lâu dài và bảo đảm được chất lượng hình ảnh phục vụ nhanh chóng và hiệu quả hơn cho công tác trưng bày, nghiên cứu khoa học, giáo dục truyền thông, chia sẽ thông tin tư liệu, truyền bá lịch sử, văn hóa đến công chúng. Thông qua các hình ảnh minh họa các sự kiện lịch sử, các nhân chứng lịch sử, lý giải các sự kiện lịch sử cũng như tái hiện bằng hình ảnh về quá trình hình thành và phát triển của tỉnh nhà.

Việc số hóa tư liệu phim, ảnh chụp, băng từ ghi hinh là giải pháp tối ưu cho công tác bảo quản và lưu trữ tư liệu. Bởi trên thực tế, số lượng hiện vật là phim và ảnh chụp đang được lưu giữ tại Bảo tàng Đắk Lắk là trên 10.000 phim, ảnh và trên 270 băng từ ghi hình, và mỗi năm việc khai thác sử dụng các tài nguyên số này là rất lớn và cần thiết. Đây được xem là mục đích chính của việc số hóa. Bên cạnh đó, việc số hóa tư liệu còn nhằm mục đích để:

Đồng nhất tư liệu dạng phim ảnh, băng ghi hình trở về một định dạng kỹ thuật số là: file jpg, tiff, bipmap, avi, mp4, mkv, wmv, vob, flc, DivX... đây là điều kiện thuận lợi để có thể tra cứu tư liệu trực tiếp từ máy tính.

Hạn chế tối đa sự tác động trực tiếp bởi bàn tay con người lên hiện vật gốc.

Từ việc sao chụp (scan) phim, ảnh và chuyển (capture) tín hiệu video từ băng hình vào máy tính thành file ảnh, file video thì người cán bộ bảo quản sẽ thấy được các lỗi do trầy xước, bong tróc, hỏng hóc trên bề mặt phim, ảnh, băng ghi hình khi đã chuyển tư liệu định dạng kỹ thuật số, để từ đó sẽ thực hiện việc chỉnh sửa và hoàn thiện tư liệu một cách chất lượng hơn.

Bảo quản phim dương bản tại Bảo tàng Đắk Lắk

Trong những gần đây, Bảo tàng Đắk Lắk đã bước đầu thực hiện việc số hóa như sau:

Đối với ảnh: Dùng máy ảnh chụp lại để lưu file.

Đối với phim chụp ảnh: Vì đơn vị chưa có trang thiết bị kỹ thuật chuyên dụng như máy Scan độ phân giải cao, máy tính và phần mềm xử lý... nên đã hợp đồng thuê đơn vị khác thực hiện việc số hóa gồm: 185 phim dương bản rời có kẹp nhựa, giấy, 60 cuộn phim âm bản tổng cộng 1449 file KTS để lưu trữ.

Đối với băng từ ghi hình: Hiện nay đã số hóa 80 cuốn trong số 270 cuốn đang lưu trữ và tiếp tục số hóa hết trong năm 2021 và năm 2022.

Bảo quản băng từ tại Bảo tàng Đắk Lắk

Thuận lợi và khó khăn

Thuận lợi

Giúp cho công tác bảo quản hiện vật tốt hơn, hạn chế sự tác động trực tiếp lên hiện vật bởi bàn tay của con người - một trong những tác nhân có thể gây hại cho hiện vật, do sự ma sát tiếp xúc bởi mồ hôi tay, bởi sự bất cẩn làm trầy xước lên phim ảnh và băng ghi hình.

Xây dựng cơ sở dữ liệu số để thuận tiện hơn cho quá trình truy xuất tư liệu dạng file để phục vụ nhanh chóng cho quá trình khai thác, sử dụng, chia sẻ tư liệu, dựng phim trình chiếu...

Linh hoạt trong cách tiếp cận tư liệu, nhờ vào việc có thể sử dụng các file tư liệu này sang dạng file định dạng văn bản word hoặc có thể chuyển sang các định dạng khác khi có nhu cầu sử dụng cụ thể.

Chỉnh sửa được các tư liệu số nhằm giúp cho các bức ảnh sau số hóa được đẹp và hoàn chỉnh hơn. Bởi trên thực tế, có những ảnh, hoặc phim chụp do sự tác động của thời gian sẽ bị ố vàng, trầy xước, bong tróc lớp bề mặt ảnh; vậy nên khi số hóa các tư liệu này, người cán bộ bảo quản còn thực hiện luôn cả khâu chỉnh sửa, cắt cúp ảnh để hoàn thiện sản phẩm kỹ thuật số một cách tốt nhất nhằm phục vụ hiệu quả cho việc khai thác và sử dụng tư liệu.

Dễ dàng và thuận lợi hơn trong công tác chọn lựa hình ảnh và thiết kế trưng bày.

Khó khăn

Để thực hiện việc số hóa tư liệu thì cần có sự đầu tư các trang thiết bị công nghệ thông tin như bộ máy vi tính cấu hình cao, ổ cứng dung lượng lớn, máy scan quét ảnh có độ phân giải cao và phần mềm xử lý ảnh... kinh phí bỏ ra cho các trang thiết bị này là con số không nhỏ.

Cơ sở dữ liệu số dễ bị sao chép, sau khi số hóa tư liệu, các tư liệu này sẽ được lưu trữ trên máy tính, trên ổ cứng di động dung lượng lớn và ít nhất lưu trữ trên 2 nguồn để đề phòng việc mất hoặc hỏng dữ liệu... Do đó, nếu không đặt chế độ bảo mật, an toàn cho các thiết bị nói trên thì sẽ dễ dàng bị sao chép trái phép; ngoài ra nếu không đảm bảo được chế độ an toàn, bảo mật cho máy tính chứa các cơ sở dữ liệu số này sẽ có thể xảy ra một số trường hợp như: mất cơ sở dữ liệu số do bị xóa thông tin tư liệu bởi hacker hoặc cũng có thể do hư phần cứng máy tính...

Nhân sự thực hiện công tác số hóa tư liệu cũng là một vấn đề cần được sự quan tâm; bởi vì số lượng hiện vật đang lưu giữ tại Bảo tàng Đắk Lắk là khá lớn nên người cán bộ bảo quản ngoài việc thực hiện, lập danh mục, phiếu ảnh, phim tư liệu cần số hóa tư liệu cũng cần phải am hiểu chuyên môn, biết cắt cúp, chỉnh sửa, tư liệu đã số hóa, thiết kế các tư liệu dạng số theo yêu cầu để thuận tiện trong việc khai thác sau này.

Nhìn chung, hiện vật chất liệu phim, ảnh chụp và băng ghi hình đang lưu giữ tại Bảo tàng Đắk Lắk là nguồn tư liệu có giá trị đặc sắc, minh chúng cho các sự kiện lịch sử, nhân chứng lịch sử, thực hành lễ hội văn hóa dân gian, tín ngưỡng dân gian, diễn xướng dân gian, trình diễn nghề thủ công truyền thống và các giá trị văn hóa phi vật thể khác... Do đó, công tác số hóa tư liệu là việc làm cần thiết và cấp bách trong giai đoạn bùng nổ công nghệ thông tin như hiện nay. Bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác bảo quản sẽ giúp cho thông tin hiện vậy dễ dàng thuận lợi hơn trong việc truy xuất tư liệu dạng số để phục vụ nhanh chóng cho quá trình khai thác, sử dụng, chia sẻ tư liệu, dựng phim trình chiếu... và đưa thông tin, hiện vật đến gần hơn với công chúng./.