Kho cơ sở của Bảo tàng Đắk Lắk hiện đang lưu giữ gần 11.000 hiện vật được kiểm kê khoa học, gồm nhiều chất liệu khác nhau như: Giấy, vải, đồ mộc, kim loại (sắt, đồng, chất liệu khác), đất nung, gốm, sứ… và 15 bộ sưu tập hiện vật có giá trị. 

Trong những năm gần đây, Bảo tàng Đắk Lắk đã sưu tầm, khai quật và tiếp nhận từ nguồn hiến tặng hàng ngàn hiện vật đưa về nhập kho cơ sở. Vì vậy, số lượng hiện vật trong kho ngày càng tăng cao không chỉ số lượng mà cả loại hình, chất lượng hiện vật. Tuy nhiên, theo cách làm truyền thống, công việc kiểm kê hiện vật được mô tả, ghi chép vào sổ Kiểm kê bước đầu, sau đó tiến hành các khâu chụp, chỉnh sửa hình ảnh, hiện vật để chèn vào phiếu hiện vật và nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý hiện vật, trung bình mỗi ngày đăng ký nhiều nhất chỉ được 10 hiện vật. Do vậy, có những hiện vật nhập kho từ năm 2010 nhưng đến năm 2012 mới tiến hành đăng ký vào sổ, kéo theo các công tác khác bị chậm trễ, mất nhiều thời gian và nhân lực để thực hiện mà kết quả mang lại chưa cao như: đánh số hiệu lên hiện vật, chụp và chỉnh sửa hình ảnh hiện vật, nhập dữ liệu hiện vật vào máy tính, phần mềm quản lý, phân loại sắp xếp hiện vật, đề xuất phương án bảo quản, khai thác thông tin hiện vật.

Trước thực trạng trên, trong những năm gần đây, đội ngũ cán bộ làm công tác kiểm kê hiện vật tại Bảo tàng Đắk Lắk đã chủ động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kiểm kê cũng như bảo quản hiện vật, với mong muốn đẩy nhanh quy trình kiểm kê hiện vật, đảm bảo các hiện vật sau khi được Hội đồng khoa học duyệt nhập kho cơ sở được xác lập thủ tục pháp lý và đưa vào sử dụng một cách rộng rãi phục vụ cho các mục đích khoa học của bảo tàng: Đăng ký hiện vật vào sổ bằng phần  mềm Microsoft Excel; nhập dữ liệu, hình ảnh hiện vật vào phần mềm quản lý, scan tư liệu, hình ảnh hiện vật giấy và hồ sơ hiện vật phục vụ công tác bảo quản; số hóa 3D những hiện vật độc đáo, tiêu biểu, độc bản phục vụ công tác bảo quản, trưng bày, tuyên truyền và giáo dục.

Cán bộ kiểm kê xử lý hình ảnh hiện vật bằng phần mềm photoshop

Cán bộ Kiểm kê nhập dữ liệu vào phần mềm Quản lý hiện vật

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kiểm kê trong một thời gian ngắn đã mang lại hiệu quả cao, đồng thời hỗ trợ và đẩy nhanh tiến độ thực hiện các công tác khác; Không còn tình trạng hiện vật nhập kho bị tồn đọng từ năm này qua năm khác; Bình quân mỗi ngày có thể đăng ký được từ 20 đến 40 hiện vật; Công tác đánh số, chụp, chỉnh sửa hình ảnh hiện vật, nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý, duyệt, in phiếu và công tác quản lý, lưu trữ, khai thác, nghiên cứu thông tin hiện vật tại các phân kho được tiến hành một cách khoa học, nhanh chóng, dễ dàng.

Trong giai đoạn hiện nay, các cấp, các ngành từ trung ương đến địa phương đang triển khai đẩy mạnh công tác chuyển đổi số, tăng cường ứng dụng các thành tựu khoa học của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kiểm kê hiện vật tại kho cơ sở của Bảo tàng Đắk Lắk sẽ là tiền đề cho công cuộc chuyển đổi số trong thời gian tới, góp phần đào tạo, rèn luyện kỹ năng làm việc mới cho cán bộ, viên chức làm công tác bảo tồn di sản văn hóa.

 Scan lưu trữ, bảo quản, tư liệu hiện vật giấy và lý lịch hiện vật

Đăng ký hiện vật vào Sổ kiểm kê