Đứng trước yêu cầu của xã hội, xác định rõ vai trò to lớn của các giá trị Di sản văn hóa hiện đang được lưu giữ và phát huy tác dụng tại bảo tàng, trong những năm gần đây Bảo tàng tỉnh Đắk Lắk đang từng bước đổi mới, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kiểm kê và bảo quản hiện vật, nhằm phát huy cao nhất giá trị di sản trong bản thân mỗi hiện vật.

Công tác quản lý và bảo quản hiện vật luôn được coi là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của bảo tàng. Như chúng ta đã biết, hiện vật và các hoạt động liên quan đến hiện vật là vấn đề chính yếu của một bảo tàng. Trước đây, việc quản lý, theo dõi hiện vật thường sử dụng hình thức viết tay các loại phích, phiếu, lý lịch hiện vật... mất nhiều thời gian, công sức, lượng thông tin hiện vật không nhiều, khai thác thông tin, hồ sơ hiện vật khó khăn. Các hiện vật trong bảo tàng, theo quan niệm truyền thống, là một bản gốc, nên khi được số hóa, sẽ tạo ra một bản thông tin mô phỏng lưu trữ trong hệ thống phần mềm, từ đó đem đến nhiều thuận lợi trong phương thức khai thác thông tin.

Trước xu thế của thời đại công nghệ thông tin và yêu cầu đổi mới của sự nghiệp bảo tàng, để bắt nhịp hòa chung với các bảo tàng khác trong cả nước. Để công tác Kiểm kê và bảo quản hiện vật một cách hiệu quả, Bảo tàng tỉnh đã ứng dụng công nghệ thông tin trong các khâu: Lập phiếu kiểm kê khoa học, hoàn thiện hồ sơ pháp lý hiện vật, xây dựng các bộ sưu tập hiện vật tiêu biểu, nhập thông tin hiện vật vào phần mềm Quản lý hiện vật…Việc làm này, bước đầu đã mang lại những kết quả tốt, công tác quản lý, lưu trữ, khai thác, nghiên cứu thông tin hiện vật tại các phân kho được tiến hành một cách dễ dàng, khoa học. Quan trọng hơn, cán bộ làm công tác Kiểm kê và bảo quản sẽ giảm bớt, đơn giản hóa những công việc thao tác bằng tay vất vả, thay vào đó là việc sử dụng công nghệ hiện đại từ máy vi tính và những tiện ích của nó.

Việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác Quản lý hiện vật sẽ giúp cho việc quản lý hiện vật trong Bảo tàng khoa học, nhanh chóng và chính xác hơn. Chỉ cần đưa ra một trong những tiêu chí về hiện vật như: Tên gọi hiện vật, số kiểm kê, chất liệu, niên đại, nguồn gốc,… cán bộ phòng Bảo quản sẽ truy tìm được hiện vật đó với đầy đủ thông tin. Từ phiếu hiện vật có thể in ảnh hiện vật để quan sát và lựa chọn rồi truy tìm thông tin về hiện vật đó, giúp cho việc lập danh mục hiện vật một cách nhanh chóng, phục vụ kịp thời công tác trưng bày chuyên đề hoặc lưu động. Với chương trình Quản lý hiện vật trên máy vi tính, cán bộ phòng Kiểm kê và bảo quản sẽ tiến hành lập được những sưu tập hiện vật gốc một cách nhanh chóng và chính xác. So với phương pháp tìm kiếm hiện vật và thông tin hiện vật như trước đây, mỗi đợt phục vụ trưng bày, cán bộ phòng Bảo quản dựa theo yêu cầu của đề cương trưng bày, sau đó vào kho trực tiếp lựa chọn hiện vật, xem thông tin hiện vật trong sổ đăng ký hiện vật. Việc làm này rất tốn thời gian, công sức và phần nào làm hao mòn hiện vật, làm cho sổ sách mau cũ, dễ rách và hư hỏng.

Để đẩy nhanh kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin, Bảo tàng tỉnh đã mạnh dạn đầu tư sử dụng phần mềm Esoft (Quản lý hiện vật) trong công tác Kiểm kê và bảo quản hiện vật. Đặc biệt Ban giám đốc Bảo tàng luôn quan tâm và ủng hộ việc thực hiện chương trình Quản lý hiện vật. Từng bước xây dựng đội ngũ cán bộ không chỉ giỏi về chuyên môn, nghiệp vụ mà còn có khả năng ứng dụng, sử dụng thành thạo công nghệ thông tin vào các khâu công tác cũng như những phần việc được giao tại đơn vị.